Thuê văn phòng ảo – đây là từ ngữ khá mới đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên trên thế giới, dịch vụ này đã có từ lâu và nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp nhỏ.

Các doanh nghiệp nhỏ chiếm số lượng tương đối lớn trong nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, những doanh nghiệp nhỏ cũng gặp phải rất nhiều khó khăn. Trong đó, khó khăn lớn nhất là về mặt tài chính.

Kết quả khảo sát trên 10.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa do VCCI thực hiện trong năm 2014 cho thấy, phần đa các doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính. Cụ thể, nếu như 76% doanh nghiệp lớn của Việt Nam vay vốn được từ ngân hàng thì tỷ lệ này dành cho doanh nghiệp vừa là 72%, doanh nghiệp nhỏ là 60% và doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ ở mức 38%. Ngoài ra, cũng theo khảo sát tại phòng VCCI, doanh nghiệp nhỏ và vừa phải chi trả các chi phí không chính thức lên đến 10% doanh thu một năm. Việc phải đội nhiều loại thuế phí khiến doanh nghiệp khó khăn về tài chính nay lại thêm khó khăn. (Theo Misa StarBooks)

⇒ Bài toán đặt ra là “Làm sao giảm bớt áp lực chi phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?”

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 kem dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, bảng hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế,… (Theo Wikipedia) 

Khi thuê một văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải mua sắm và bố trí các thiết bị như một văn phòng làm việc hay một trụ sở mà chỉ cần đặt bảng hiệu, logo công ty mình ngay tại văn phòng ảo đã thuê. Ngoài ra, một số đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo còn bố trí các phòng họp với đầy đủ tiện nghi và chuyên nghiệp để bạn trao đổi với khách hàng, đối tác,… chi phí thường được tính theo giờ hoặc được tặng tùy theo từng đơn vị.

Đặc biệt, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần thiết phải bố trí nhân viên tiếp tân thường trực. Nhà cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo của bạn sẽ bố trí nhân sự tiếp nhận trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là nhân viên của công ty. Sau đó, tất cả các thông tin nhận được sẽ được chuyển đến tận nơi cho doanh nghiệp bạn.

Thuê văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Điều này có nghĩa là pháp luật Việt Nam không có quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động.

Mặt khác, Giám đốc viện nghiên cứu kinh tế cho rằng vào thời điểm hiện tại không có bất kỳ thông tư hay nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh ở văn phòng ảo. Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Do đó, doanh nghiệp nhỏ thuê văn phòng ảo để đặt trụ sở kinh doanh không phải là việc vi phạm pháp luật.

Xu hướng thuê văn phòng ảo

Ưu điểm của việc thuê văn phòng ảo

Xu hướng thuê văn phòng ảo đang ngày càng nở rộ tại Việt Nam trong thời gian gần đây bởi văn phòng ảo chính là giải pháp lựa chọn hàng đầu phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, startup khi muốn tiết kiệm chi phí trong những bước đầu khó khăn của sự nghiệp kinh doanh. Ngoài ra, thuê văn phòng ảo còn được lựa chọn bởi những ưu điểm sau:

  • TIẾT KIỆM CHI PHÍ, đây là ưu điểm lớn nhất mà khó có thể bỏ qua khi nói về văn phòng ảo. Chi phí không đắt đỏ như thuê mặt bằng hoặc văn phòng cụ thể. Doanh nghiệp không cần tốn ngân sách để sửa sang, mua và bố trí các thiết bị, vật dụng văn phòng. Ngoài ra có thể cắt giảm bớt chi phí của công ty khi không cần phải thuê tiếp tân và bảo vệ thường trực hằng ngày.
  • Ông bà ta thường có câu nói “chọn mặt gửi vàng”. Thật đúng như vậy, việc đặt trụ sở chính kinh doanh ở đâu cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Địa chỉ kinh doanh đẹp, tại vị trí trung tâm, đắc địa sẽ tạo nên một mức độ tin cậy nhất định và tăng uy tín của doanh nghiệp trong suy nghĩ của khách hàng và đối tác. Ngoài ra, trụ sở tại vị trí đẹp còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, nếu thuê văn phòng tại những điểm này thì chi phí khá cao. Do đó, thuê văn phòng ảo chính là một sự lựa chọn thông minh dành cho các doanh nghiệp
  • Giúp doanh nghiệp giảm bớt các gánh nặng, rủi ro về giá cả, chất lượng của nội thất, thiết bị, không cần quan tâm về việc bảo trì, sửa chữa…
  • Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải trả thêm bất kỳ khoản phát sinh nào bởi những tiện ích đi kèm. Dụng cụ, bàn ghế, điện, nước, internet, vệ sinh,… đều được miễn phí.
  • Hiện nay, một số bên cho thuê văn phòng ảo còn có những chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ bằng cách làm việc liên kết, hợp tác với các đơn vị, công ty cung cấp dịch vụ kế toán – thuế hoặc marketing để tư vấn và giúp đỡ các doanh nghiệp nhỏ một cách tốt nhất. Khi thuê văn phòng ảo ở những nơi như vậy, doanh nghiệp nhỏ như bước vào một hệ sinh thái có đầy đủ các yếu tố, đơn vị phục vụ cho việc kinh doanh của mình. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là tập trung và phát triển sản phẩm của mình một cách tốt nhất.
  • Ưu điểm cuối cùng không kém phần quan trọng nhưng hầu hết đều không ai chú ý đến đó là thuê văn phòng ảo sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhỏ cơ hội mở rộng mối quan hệ giúp cho việc kinh doanh thuận lợi hơn. Tại những địa điểm thuê và đặt văn phòng ảo, chắc chắn bạn sẽ có dịp gặp gỡ và giao tiếp với nhiều chủ doanh nghiệp khác nhau. Có thêm nhiều cơ hội giao lưu, trao đổi kinh nghiệm hoặc có thể hợp tác kinh doanh với họ nếu phù hợp.

⇒ Đối với những công ty, doanh nghiệp nhỏ thì đây chính là giải pháp tối ưu cho việc tiết kiệm chi phí. Giúp doanh nghiệp có thể tập trung hơn cho việc kinh doanh.

Bên cạnh những ưu điểm trên thì thuê văn phòng ảo còn có một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần biết khi quyết định sử dụng dịch vụ này. Do có quá nhiều doanh nghiệp, công ty trong một địa điểm thuê văn phòng ảo nên sẽ bị hạn chế về thời gian sử dụng văn phòng để trao đổi, gặp đối tác, khách hàng. Các lịch hẹn đều phải được setup vào một khoảng thời gian nhất định, điều này sẽ hạn chế và gây khó khăn trong việc tiếp cận và gặp gỡ khách hàng, đối tác.

Mặc dù vẫn còn tồn tại hạn chế, nhưng nếu xét tổng quan với những ưu điểm được liệt kê trên thì thuê văn phòng ảo vẫn là lựa chọn tối ưu phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ khi mà tài chính vẫn chưa đi vào ổn định. 

Các đối tượng thích hợp sử dụng văn phòng ảo

Bên cạnh những doanh nghiệp nhỏ thì các đối tượng sau đây cũng có thể thuê văn phòng ảo để phục vụ cho việc kinh doanh của mình:

  • Doanh nghiệp cần văn phòng nằm ở trung tâm thành phố nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi giao dịch
  • Cá nhân đang hoặc mới thành lập doanh nghiệp
  • Chuyên viên tư vấn, nhóm dự án
  • Văn phòng đại diện
  • Công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian điều tra thị trường

Có thể thấy xu hướng văn phòng ảo đang rất thịnh hành tại Việt Nam. Là chủ một doanh nghiệp, là chủ một start-up, để giảm bớt những chi phí không đáng có, bạn đang cần thuê văn phòng ảo tại Gò Vấp để khởi nghiệp. Thế nhưng hiện tại trên thị trường có quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này và bạn không có thời gian để tìm hiểu và lựa chọn nơi uy tín, chất lượng. Vậy thì The Working Bar sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Chúng tôi là đơn vị tiên phong tại Gò Vấp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Chúng tôi thấu hiểu những khó khăn mà các doanh nghiệp nhỏ đang gặp phải và trải qua. Chúng tôi luôn cố gắng đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ hết sức có thể để tiết kiệm được chi phí tối đa mà vẫn đảm bảo được chất lượng kinh doanh.

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Gò Vấp thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!

Địa chỉ: 672A30, 672A29, Phan Văn Trị, Phường 10, Gò Vấp, Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0888.365.100 – 0888 375 000 

Email: admin@theworkingbar.vn