Văn phòng ảo hiện nay không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp bởi những lợi ích mà chúng mang lại. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập thì văn phòng ảo chính là sự lựa chọn hoàn hảo nhất cho bước đầu phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những lợi ích này chỉ thực sự có khi doanh nghiệp thuê được văn phòng ảo chất lượng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thuê phải văn phòng ảo “dởm”, không uy tín, kém chất lượng thì sẽ gặp rất nhiều rủi ro. Dưới đây là những rủi ro khi thuê văn phòng ảo kém chất lượng.

Vấn đề pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2005 định nghĩa: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Luật doanh nghiệp cũng đã đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Bên cạnh đó, Luật doanh nghiệp lại không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không. Do đó, có thể thấy, một địa điểm văn phòng ảo đặt nhiều địa chỉ kinh doanh của nhiều công ty khác nhau là không vi phạm pháp luật.

rủi ro khi thuê văn phòng ảo

Tuy nhiên, cũng không có bất kỳ quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề liên quan đến thuê văn phòng ảo để bảo vệ doanh nghiệp và đơn vị cho thuê. Do đó, các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở, khai báo trên giấy phép kinh doanh,… phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai báo địa chỉ kinh doanh. Ngoài ra, một số đơn vị cho thuê văn phòng ảo chỉ là mới thành lập nên chưa hiểu rõ về pháp lý, có thể tư vấn chưa chính xác về các thủ tục thành lập cho doanh nghiệp thuê.

Lễ tân thiếu chuyên nghiệp

Lễ tân chính là “bộ mặt”, là đại diện về hình ảnh của doanh nghiệp. Khi thuê văn phòng ảo, tức là bạn không làm việc trực tiếp tại văn phòng. Tất cả các thư từ, cuộc gọi, giao tiếp đầu tiên với khách hàng, đối tác đều do lễ tân của đơn vị cho thuê văn phòng tiếp nhận. Nếu lễ tân không được đào tạo bài bản, thiếu chuyên nghiệp sẽ làm cho đối tác khách hàng của bạn cảm thấy khó chịu, có đánh giá chung không tốt. Và điều đó sẽ khiến cho hình ảnh của bạn, doanh nghiệp bạn suy giảm và tạo sự không hài lòng với khách hàng.

Một số trường hợp khác, vì lễ tân chưa được đào tạo kỹ nên quá trình xử lý và chuyển tiếp thư từ, thư tín, bưu phẩm diễn ra lâu. Điều này cũng ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp vì các vấn đề không được cập nhật và xử lý kịp thời.

thuê văn phòng tại gò vấp

Rò rỉ thông tin

Độ bảo mật đối với các thông tin khách hàng như thư từ, điện tín, email, bưu phẩm,… của khách hàng, đối tác là rất cao. Tuy nhiên, đó chỉ là đối với những đơn vị cho thuê văn phòng ảo lớn, uy tín. Còn đối với các đơn vị nhỏ thì các thông tin trên, thông  tin về khách hàng, đối tác, nhân viên, hoặc tình hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn có thể bị rò rỉ bất cứ lúc nào. 

Chất lượng dịch vụ kém

Chất lượng dịch vụ kém thể hiện qua các đánh giá sau:

  • Không gian chật hẹp, không rộng rãi và thoáng mát
  • Ô nhiễm tiếng ồn
  • Bàn ghế, tủ, kệ, nội thất, các thiết bị như đèn điện, máy lạnh, thang máy,… xuống cấp
  • Địa chỉ không thuận lợi cho việc di chuyển của bạn và đối tác, khách hàng.
  • Không có các tiện ích như nơi ăn uống, nghỉ ngơi, thư giãn, ngân hàng, phương tiện công cộng.
  • Không an ninh trật tự,..

Tất cả những thứ này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn khi hẹn trao đổi với khách hàng, đối tác. Chỉ cần một trong những tiêu chí đánh giá nêu trên xảy ra thì văn phòng ảo bạn đang thuê không cân xứng với những gì doanh nghiệp bạn bỏ ra.

Giá thuê không tương xứng với các tiện ích

Thuê văn phòng ảo giá thấp hơn rất nhiều so với thuê văn phòng truyền thống. Do đó, một số chủ doanh nghiệp chủ quan, không quan tâm nhiều đến các tiện ích của văn phòng ảo và đánh giá chúng có tương xứng với số tiền doanh nghiệp chi hàng tháng hay không. Về lâu dài, sự không cân xứng này sẽ mang lại thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

Một ví dụ cụ thể: Mỗi tháng doanh nghiệp bạn chi 500.000 đồng cho dịch vụ thuê văn phòng ảo. Với số tiền này, bạn thấy không hề lớn đối với doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, công việc của bạn rất lâu dài đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải sử dụng dịch vụ tiện ích cũng sẽ lâu dài và hơn nữa, còn chưa tính đến việc bạn sẽ nâng cấp chúng cao hơn sau này. Do đó, Nếu với mức giá đó ngày một tăng lên thì chắc chắn sẽ không hề nhỏ trong tương lai.

Các dịch vụ đi kèm kém chất lượng

Văn phòng ảo thường được các đối tượng là chủ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập ưa chuộng. Do đó, để có nhiều khách hàng hơn, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường cung cấp các dịch vụ đi kèm để thu hút các đối tượng này. Cụ thể: dịch vụ tư vấn thành lập công ty, khai báo thuế, kế toán,… Tuy nhiên, một số dịch vụ đi kèm lại kém chất lượng do bên cung cấp không có chuyên môn cao. Làm ảnh hưởng hoặc gián đoạn quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện, điều khoản hợp đồng thiếu tính rõ ràng

Hợp đồng là yếu tố bảo vệ quyền lợi của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không xem xét rõ ràng các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng thì chính nó sẽ làm bạn chịu thiệt thòi trong tương lai. Một số đơn vị cho thuê văn phòng ảo kém uy tín, chất lượng sẽ lợi dụng bạn, tạo ra nhiều mánh khóe lừa doanh nghiệp như sẽ đưa ra một vài điều khoản không rõ ràng, cụ thể và gây khó hiểu. Cho tới khi xuất hiện sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ thì bạn sẽ gặp khó khăn khi giải quyết vấn đề đó, do không có quy định trong hợp đồng.

Đôi khi, bạn còn là người chịu thiệt thòi do không hiểu rõ về hợp đồng và các điều khoản. Nếu không xem xét kỹ nếu xảy ra sơ suất bạn sẽ gặp thiệt thòi vì chắc chắn họ sẽ nói những điều đó điều không có trong hợp đồng. Hãy chú ý kỹ những điều khoản liên quan đến thời gian thuê, bảo trì, các chi phí phát sinh, diện tích, các tiện ích đi kèm, chuyển nhượng,…

Thuê văn phòng nói chung và thuê văn phòng ảo nói riêng quyết định rất lớn đối với quá trình phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ. Lựa chọn những công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín sẽ giúp bạn yên tâm trong quá trình kinh doanh của mình, tránh được những rủi ro không mong muốn.

Để thuê văn phòng làm việc không khó, nhưng để tìm được một địa điểm “thiên thời địa lợi” thì lại vô cùng khó khăn đối với các doanh nghiệp. Nếu thuê được văn phòng ảo tốt, chất lượng, bạn sẽ được giúp ích rất nhiều. Ngược lại, với những rủi ro của văn phòng ảo kém chất lượng trên, bạn sẽ gặp nhiều rắc rối ảnh hưởng đến kinh doanh. Hãy tìm hiểu và lựa chọn kỹ trước khi ra quyết định thuê văn phòng ảo.

—————-

Địa chỉ: 672A30, 672A29, Phan Văn Trị, Phường 10, Gò Vấp, Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0888.365.100 – 0888 375 000 

Email: admin@theworkingbar.vn