Trong những năm gần đây, trào lưu khởi nghiệp nở rộ tại Việt Nam. Hàng năm, có hàng trăm ngàn công ty lớn nhỏ khởi nghiệp, do đó nhu cầu thuê văn phòng cũng tăng cao. Đặc biệt, tại thành phố Hồ Chí Minh, nơi các startup tập trung đông đúc hơn nơi nào hết trên cả nước thì nhu cầu thuê văn phòng lại càng cao dẫn đến giá thuê văn phòng cũng cao hơn. Để giảm bớt chi phí thuê văn phòng, các doanh nghiệp nhỏ, các startup đã lựa chọn giải pháp thuê văn phòng ảo để đặt địa điểm kinh doanh.

Văn phòng ảo là một loại hình thức dịch vụ cho thuê văn phòng “0m2” dùng để làm văn phòng đại diện – giao dịch hay một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng). Mọi hoạt động đều không hề “ảo” mà hoàn toàn tiện lợi. Bởi bạn không những có thể sử dụng một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, mà còn có đội ngũ nhân viên nhiệt tình trong các công việc được cho phép thực hiện thay bạn. (Theo Bách Khoa toàn thư mở Wikipedia)

Mục đích thuê văn phòng ảo của các doanh nghiệp mới khởi nghiệp là để tiết kiệm chi phí cũng như thời gian. Doanh nghiệp có thể yên tâm và tận dụng tối đa các yếu tố tiết kiệm được đó để tập trung phát triển mục đích kinh doanh và các sản phẩm cốt lõi mà doanh nghiệp hướng đến. 

Văn phòng ảo hiện nay đang trở thành xu hướng đối với cộng đồng các doanh nghiệp nhỏ cũng như các bạn trẻ mới khởi nghiệp. Với những ưu điểm lớn mà văn phòng ảo mang lại, chắc hẳn đây sẽ là giải pháp, lựa chọn tối ưu dành cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thuê một văn phòng ảo chất lượng thì bạn cần phải tìm hiểu, trao đổi kỹ với đơn vị cho thuê để không nhận phải sự thiệt thòi thuộc về mình. Dưới đây là những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà bạn có thể tham khảo trước khi đưa ra quyết định thuê văn phòng ảo để đặt địa chỉ kinh doanh:

Vị trí tọa lạc có thuận lợi hay không?

Tại TP.HCM hiện có rất nhiều đơn vị cho thuê văn phòng ảo tại nhiều vị trí khác nhau, ngay trung tâm thành phố hoặc các khu vực rìa lân cận đều có. Doanh nghiệp trước tiên hãy xác định nhu cầu, đối tượng khách hàng, định hướng và tình hình tài chính cũng như ngân sách dự trù có thể chi cho văn phòng ảo. 

Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo ở các vị trí trung tâm:

 Khu vực trung tâm sẽ là vị trí đắc địa, thuận tiện cho việc di chuyển giữa các quận và tìm kiếm.

Đặt địa điểm kinh doanh tại các quận trung tâm sẽ mang lại uy tín cho doanh nghiệp, đặc biệt là khi giao dịch với các đối tác nước ngoài.

Nhược điểm:

Chi phí thuê văn phòng ảo tại khu vực trung tâm thường rất đắt đỏ. Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp cận nhiều các đối tượng đối tác ở khu vực trung tâm thì có thể tham khảo và thuê văn phòng ảo tại các vị trí ở quận lân cận sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều chi phí.

Các khu vực trung tâm thường xảy ra tình trạng ách tắc, ảnh hưởng đến việc đi lại hoặc giải quyết vấn đề phát sinh.

kinh nghiệm thuê văn phòng ảo

Có bất kỳ khoản chi phí phát sinh nào không?

Hầu hết các tiện ích tại văn phòng ảo đều miễn phí, doanh nghiệp chỉ thanh toán trọn gói chi phí thuê văn phòng. Tuy nhiên, một số đơn vị cung cấp văn phòng ảo cho thuê có những cách tính chi phí khác nhau. Do đó, trước khi đưa ra quyết định ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo. Bạn nên xem xét và hỏi kỹ về các khoản chi phí có thể phát sinh. Cụ thể là:

  • Chi phí an ninh
  • Phí vệ sinh
  • Phí cài đặt hoặc hành chính
  • Lệ phí đặt văn phòng hội nghị, văn phòng họp

Bộ phận tiếp tân, tiếp nhận và chuyển tiếp thư như thế nào?

Một trong những thành phần chính của văn phòng ảo chính là bộ phận tiếp tân và quy trình tiếp nhận chuyển tiếp thư. Bộ phận tiếp tân sẽ thay mặt doanh nghiệp bạn bước đầu tiếp nhận khách hoặc các thủ tục, thư từ, sau đó mới chuyển đến cho doanh nghiệp ở nơi đã giao trước. Hãy tìm hiểu kỹ quy trình chuyển tiếp thư để không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: Ai sẽ là người tiếp nhận bưu phẩm, thư của doanh nghiệp; Thời gian thư được chuyển tiếp là bao lâu;…

Nội thất, thiết bị phòng tiếp khách

Hầu hết các văn phòng ảo cho thuê đều trang bị đầy đủ nội thất từ bàn ghế, tủ, kệ đến các thiết bị điện tử như máy tính, máy chiếu,… Cho nên trước khi thuê văn phòng ảo, tốt nhất bạn nên chụp lại toàn cảnh những nội thất thiết bị trong phòng để không phải xảy ra tranh chấp do mất hay thiếu sót. 

Đánh giá tiện ích

Mặc dù có thể tốn nhiêu thời gian, nhưng bạn nên kiểm tra các tiện ích sau: Internet có mạnh không, điện, nước, chế độ bảo mật riêng tư tại văn phòng ảo như thế nào, văn phòng có nhà vệ sinh sạch và hương thơm, thang máy, bãi đậu xe, gần phương tiện giao thông công cộng,…

Tìm hiểu rõ các thủ tục

Một lưu ý quan trọng không thể bỏ qua khi thuê văn phòng ảo chính là tìm hiểu rõ các thủ tục và hợp đồng. Hợp đồng phải được liệt kê chính xác chi tiết mọi thông tin như các thông tin về gói dịch vụ, thời hạn thuê, gia hạn thời hạn thuê,…doanh nghiệp đều phải hết sức lưu ý và đọc thật kỹ nội dung hợp đồng.

Hiện nay, bộ luật của Việt Nam vẫn chưa tạo dựng một khung pháp lý rõ ràng về việc thuê văn phòng ảo, do đó các cơ quan chức năng cũng sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý sai phạm liên quan. Để tránh những rủi ro đáng tiếc xảy ra bạn cần phải tìm hiểu kỹ các thủ tục cũng như những giấy tờ cần thiết trước khi thuê. Điều này vừa giúp bạn có thể đảm bảo được đầy đủ thủ tục thuê văn phòng ảo vừa giúp bạn có thể tìm được những thủ tục nhanh gọn và dễ dàng nhất để thuê văn phòng ảo.

Đối thủ cạnh tranh

Sẽ thật khó xử khi bạn và đối thủ cùng thuê một địa chỉ văn phòng ảo. Nếu bạn và người chủ văn phòng khác đang cùng nhắm tới 1 đối tượng khách hàng thì chắc rằng cả 2 sẽ cảm thấy không thoải mái khi hẹn gặp đối tác, khách hàng ngay trong văn phòng ảo đã thuê. Đây chính là một kinh nghiệm xương máu mà các doanh nghiệp đi trước chia sẻ.

Văn hóa

Mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp đề có văn hóa làm việc khác nhau. Một địa chỉ trụ sở có thể là địa chỉ văn phòng ảo của nhiều công ty khác nhau. Lĩnh vực khác nhau, hoạt động kinh doanh khác nhau, chắc hẳn văn hóa của các doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau. Tại văn phòng ảo sẽ là trộn lẫn giữa nhiều văn hóa làm việc, tốt có, xấu cũng có, cho nên trước khi thuê văn phòng ảo, bạn hãy chuẩn bị tinh thần.

Sau khi phân tích các kinh nghiệm lựa chọn văn phòng ảo nêu trên, công việc cuối cùng của bạn là tổng hợp tất cả các đánh giá, nhận xét và đưa ra quyết định. Chọn ra đơn vị có khả năng đáp ứng những nhu cầu tiện ích mà doanh nghiệp của bạn cần. Và hơn nữa là mức chi phí thuê phải hợp lý và tiết kiệm tối đa.

Đối với một người chưa hề có bất cứ kinh nghiệm nào khi thuê văn phòng ảo thì việc tìm được một địa điểm uy tín, chất lượng, phù hợp giá tiền không hề dễ. Cách tốt nhất là bạn hãy tham khảo các đơn vị cho thuê uy tín, sau đó so sánh với những kinh nghiệm mà The Working Bar đã chia sẻ để từ đó đưa ra quyết định lựa chọn văn phòng ảo cho thuê với vị trí, tiện ích và mức giá hợp lý. 

The Working Bar tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Gò Vấp. Hiểu và đồng hành cùng các doanh nghiệp nhỏ, các startup non trẻ, The Working Bar còn hỗ trợ các vấn đề liên quan đến Kế toán, Marketing,… giúp các doanh nghiệp có thể an tâm hơn, tập trung hơn cho việc phát triển sản phẩm của mình.

 Hãy liên hệ ngay The Working Bar để có những trải nghiệm văn phòng ảo thú vị và tuyệt vời!!!

Địa chỉ: 672A30, 672A29, Phan Văn Trị, Phường 10, Gò Vấp, Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0888.365.100 – 0888 375 000 

Email: admin@theworkingbar.vn