Một văn phòng đầy đủ tiện nghi sẽ giúp nhân viên tạo cảm hứng làm việc, nâng cao năng suất. Tuy nhiên, làm thế nào để thuê văn phòng làm việc phù hợp, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí giữa thị trường cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc rộng lớn và đa dạng tại Gò Vấp. Dưới đây là 10 lỗi cần tránh khi thuê văn phòng tại Gò Vấp bạn có thể tham khảo

Không có tiêu chí thuê văn phòng cụ thể

Việc đầu tiên khi bắt đầu tiến trình tìm và thuê văn phòng là phải xác định được các tiêu chí thuê. Phải liệt kê cụ thể càng chi tiết càng tốt các tiêu chí như nhu cầu, vị trí, diện tích, số lượng nhân sự, khả năng phát triển kinh doanh trong tương lai, các tiện ích, thời gian thuê, chi phí dự trù,… Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ khó tìm được văn phòng vừa ý, phù hợp với doanh nghiệp. “Nắm chặt trong tay” bộ tiêu chí thuê văn phòng cụ thể sẽ giúp bạn khoanh vùng khu vực, xác định chi phí thuê hợp lý, đẩy nhanh quá trình tìm kiếm và lựa chọn văn phòng cũng như tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.

thuê văn phòng tại gò vấp

Không dự trù việc tăng nhân viên

Một số doanh nghiệp khi thuê văn phòng chỉ quan tâm đến số lượng nhân viên hiện tại mà không nhìn xa hơn tình hình phát triển công ty cũng như số lượng nhân viên có thể tăng thêm trong những năm tới. Hậu quả là “đất chật người đông”, dẫn đến tâm lý nhân viên không ổn định, khó chịu, ảnh hưởng hết hiệu quả và giảm năng suất làm việc.

Một số trường hợp nặng hơn là doanh nghiệp phải đền bù chấm dứt hợp đồng trước thời hạn để tìm đến những văn phòng khác phù hợp hơn với số lượng nhân viên tăng thêm. Thiệt hại nặng nề về tiền bạc và thời gian. 

“ Thà dư còn hơn thiếu”, các bạn nên thuê văn phòng rộng rãi, có diện tích lớn hơn so với nhu cầu hiện tại để nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc và cũng không quá chật chội khi tăng thêm số lượng người.

Không quan tâm đến cảm nhận, lợi ích của nhân viên

Nhân viên là những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp và cũng là người dành nhiều thời gian nhất để ngồi văn phòng làm việc. Do đó, khi thuê văn phòng mới, bên cạnh việc qua tâm đến chi phí, hình ảnh, sự thuận tiện để tiếp cận khách hàng thì doanh nghiệp còn phải để tâm đến cảm nhận và lợi ích của nhân viên. Để nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc, kích thích sự sáng tạo và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, khi thuê văn phòng tại Gò Vấp bạn cần giải quyết các vấn đề sau:

  • Khoảng cách từ nhà/trọ/chung cư đến công ty có xa quá không?
  • Không gian làm việc có thoải mái hay không?
  • Có đầy đủ về nội thất, thiết bị để phục vụ quá trình làm việc hay không?
  • Có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, ánh nắng hay không?
  • Vệ sinh, giữ xe, căn tin như thế nào, ăn trưa ở đâu, chất lượng giá cả ra sao?
  • Các phòng ban có được bố trí tối ưu để thuận tiện trong quá trình trao đổi và làm việc trong nội bộ?

Nhân viên có vui vẻ, hòa đồng, cảm thấy được coi trọng thì mới có thể phô diễn hết năng lực, góp sức đóng góp công ty và gắn bó lâu dài. 

Chi phí vượt quá dự chi

Một số người đi thuê văn phòng với tâm trạng “cố thêm một chút là được”. Nhưng thực ra chi phí thuê văn phòng cũng chính là chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư vì văn phòng là nơi làm việc, phục vụ cho quá trình kinh doanh. Để tránh tạo nên gánh nặng chi phí dài hạn cho doanh nghiệp, bạn nên chọn thuê những văn phòng đúng với dự chi đã đặt ra ban đầu. Mặc dù thêm một ít thì sẽ có văn phòng đẹp hơn, tiện nghi hơn nhưng “tiền nào của nấy” văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cao. Hãy tìm văn phòng phù hợp với tài chính của công ty.

Không liệt kê các chi tiết phát sinh

Khi thuê văn phòng tại Gò Vấp, bên cạnh chi phí đóng hằng tháng, bạn còn phải chú ý đến các chi phí mềm phát sinh như dịch vụ bảo vệ, lễ tân, chi phí điện nước, chi phí làm việc ngoài giờ, chi phí sử dụng hành lang, ban công, wifi, bảo trì cơ sở hạ tầng,… Những chi phí này khi cộng gộp lại cũng là một khoản kha khá làm tăng chi phí kinh doanh hằng tháng doanh nghiệp của bạn.

cho thuê văn phòng tại gò vấp

Nhanh chóng đưa ra quyết định khi chưa xem xét kỹ văn phòng

Như đã đề cập ở trên, một khi chuyển văn phòng sẽ tốn rất nhiều về thời gian lẫn tiền của. Do đó, để tránh tình trạng phải chuyển đổi văn phòng, bạn nên xem xét kỹ rồi mới đưa ra quyết định chọn thuê.

Một số doanh nghiệp chỉ xem qua loa văn phòng, chụp một số hình ảnh,  nói chuyện với ban quản lý, thống nhất giá hàng tháng và quyết định thuê. Nhanh chóng đưa ra quyết định như vậy tìm ẩn rất nhiều rủi ro cho sau này.

Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:

+ Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng.

+ Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá.

+ Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà

+ Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.

Không đo lại diện tích văn phòng

Không phải đơn vị hay tòa nhà nào cũng cung cấp chính xác diện tích văn phòng cho thuê. Do đó, để tránh những thiệt thòi, việc đo lại diện tích văn phòng là điều cần làm. Tuy nhiên, một số người lại cho rằng việc chênh lệch ít thì không ảnh hưởng. Nhưng nếu bạn thuê và ký kết hợp đồng dài hạn 3 – 5 năm thì con số chênh lệch đó là đáng kể, cần phải xem xét kỹ. 

Vội vàng trong việc ký kết hợp đồng

Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn

Thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.

Không tìm hiểu kỹ về đơn vị cho thuê

Cuối cùng, phải tìm hiểu kỹ về đơn vị cho thuê rồi mới quyết định đi đến bước cuối cùng. Hãy hỏi thăm những người xung quanh nơi văn phòng cho thuê, hỏi bạn bè hoặc tìm kiếm trên mạng để biết được đơn vị đó có uy tín, chất lượng như đã được rao hay không.

Văn phòng không chỉ là nơi để nhân viên làm việc mà còn là bộ mặt, biểu tượng của công ty mỗi khi có khách, đối tác đến họp hành, trao đổi. Với 10 lỗi cần tránh khi thuê văn phòng tại Gò Vấp nói riêng và TP.HCM nói chung. The Working Bar hy vọng bạn có thể lưu ý trước khi đưa ra quyết định thuê văn phòng tại Gò Vấp để tìm được văn phòng làm việc phù hợp, chất lượng và uy tín để phục vụ mục đích kinh doanh của mình. 

Nếu bạn cần tư vấn thêm về thuê văn phòng tại Gò Vấp. Hãy liên hệ ngay The Working Bar để được tư vấn miễn phí.

Địa chỉ: 672A30, 672A29, Phan Văn Trị, Phường 10, Gò Vấp, Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0888.365.100 – 0888 375 000 

Email: admin@theworkingbar.vn